A seguir, exploramos com mais detalhes os 16 documentos essenciais para proteger sua clínica de estética e como a Nortam e sua equipe multidisciplinar podem ajudar.
1 – Prontuário e Evolução do Paciente
O prontuário é um registro completo de todo o histórico do paciente na clínica. Logo, ele deve conter informações detalhadas sobre os procedimentos realizados, reações observadas e evolução ao longo do tempo. Por isso, esse documento serve como base para qualquer acompanhamento, garante o respaldo técnico em caso de questionamentos e é indispensável em auditorias ou fiscalizações.
2 – Anamnese
A anamnese é uma entrevista inicial em que são levantadas informações sobre o estado de saúde geral do paciente. Logo, isso inclui histórico de doenças, alergias, uso de medicamentos, cirurgias anteriores e até hábitos de vida que possam interferir nos resultados dos procedimentos. Além de personalizar o tratamento, ela também é fundamental para evitar complicações e responsabilizar corretamente a clínica em caso de problemas.
3 – Plano de Tratamento
Um documento bem elaborado que descreva o plano de tratamento ajuda o paciente a entender o objetivo de cada etapa. Ou seja, ele pode incluir a explicação dos procedimentos, os produtos utilizados, o tempo estimado de duração bem como as metas esperadas. Portanto, essa transparência gera confiança e reduz a possibilidade de expectativas irreais.
4 – Orçamento
O orçamento precisa ser claro e detalhado. Ou seja, ele deve descrever cada procedimento, o custo correspondente e as condições de pagamento. Portanto, documentar o orçamento evita mal-entendidos, fortalece a relação com o paciente e serve como um instrumento para cobrar valores devidos, se necessário.
5 – Contrato de Prestação de Serviços com o Paciente
O contrato formaliza a relação entre a clínica e o paciente, protegendo ambas as partes. Por isso, ele deve especificar os serviços contratados, prazos, valores e responsabilidades. Além disso, pode incluir cláusulas sobre cancelamento, ressarcimento e condições para revisão do contrato. Ou seja, esse é um dos documentos mais importantes para evitar litígios.
6 – Contrato com Parceiros que Atuam na Clínica
Se a clínica trabalha com profissionais terceirizados ou realiza parcerias, é essencial ter contratos específicos para cada relação. Esse documento deve definir as obrigações de cada parte, evitar conflitos de interesse e garantir que os profissionais terceirizados sigam os padrões e valores da clínica.
7 – Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE)
O TCLE é obrigatório antes de qualquer procedimento estético. Ou seja, ele informa ao paciente sobre os riscos, benefícios, técnicas utilizadas e possíveis complicações. Além disso, esse documento é essencial para proteger a clínica contra acusações de negligência ou falta de informação.
8 – TCLE para Uso de Imagem
Se sua clínica deseja divulgar imagens de resultados (como antes e depois), é indispensável que o paciente autorize o uso de sua imagem por escrito. Portanto, esse documento deve especificar o propósito da utilização, o prazo de validade e as plataformas onde as imagens serão veiculadas.
9 – Orientação e Cuidados Pós-Procedimento
Fornecer orientações claras para o período pós-procedimento ajuda o paciente a seguir os cuidados necessários para uma boa recuperação. Por exemplo, o documento deve detalhar o que pode ou não ser feito, possíveis efeitos colaterais e quando buscar atendimento em caso de intercorrências.
10 – Ficha de Retorno
A ficha de retorno é usada para registrar as visitas de acompanhamento e monitorar os resultados dos tratamentos realizados. Ou seja, esse controle permite ajustar o plano de tratamento, reforçar a relação com o paciente e organizar a agenda da clínica.
11 – Notificação Extrajudicial
Esse documento é utilizado para formalizar cobranças, alertar sobre inadimplências ou registrar desacordos. Isto é uma forma de comunicação oficial que pode ser usada como prova em processos judiciais, se necessário.
12 – Termo ou Declaração de Interrupção Antecipada do Tratamento
Caso o paciente opte por interromper o tratamento antes do previsto, é importante documentar essa decisão para evitar que ele acuse a clínica de abandono ou má execução. Ou seja, esse termo protege a empresa contra reclamações futuras.
13 – Termo de Finalização do Tratamento
Ao concluir um tratamento, é importante formalizar a entrega do serviço e o acordo entre as partes sobre os resultados alcançados. Portanto, esse documento confirma que o paciente está ciente e satisfeito com o desfecho.
14 – Termo de Intercorrência
O termo de intercorrência é usado para registrar quaisquer problemas ou complicações que ocorram durante o tratamento, incluindo as medidas tomadas pela clínica para solucionar a situação. Ele demonstra profissionalismo e transparência.
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15 – Termo de Acompanhante (Lei 14.737/2023)
Essa lei assegura o direito de o paciente estar acompanhado durante procedimentos invasivos ou de longa duração. O termo formaliza a presença do acompanhante, protegendo a clínica em caso de discordâncias ou má interpretação.
16 – Procedimentos Operacionais Padrões (POPs)
Os POPs padronizam todas as atividades realizadas na clínica, garantindo que todos os colaboradores sigam as mesmas diretrizes. Ou seja, além de melhorar a eficiência, eles são fundamentais para demonstrar conformidade com as regulamentações sanitárias e profissionais.
Como a Nortam Pode Ajudar sua Clínica?
Em resumo, vimos nessa matéria, os 16 documentos essenciais para proteger sua clínica de estética. A documentação pode parecer uma tarefa complexa, mas com o suporte da Nortam e nossa equipe multidisciplinar, é possível transformar essa obrigação em uma vantagem competitiva. Contamos com profissionais especializados em contabilidade, gestão e direito, incluindo a expertise do Dr. Sânzio, Dr. Giovan e Dra. Maísa, para garantir que todos os documentos sejam elaborados de forma correta e estratégica.
Além disso, ajudamos sua clínica a estruturar processos internos, revisar contratos e alinhar sua operação com as melhores práticas do mercado. Dessa forma, você estará protegido e poderá focar no crescimento do seu negócio com tranquilidade.
Conclusão
Por fim, documentar cada etapa do atendimento é essencial para o sucesso e a segurança de sua clínica de estética. Com esses 16 documentos, você terá mais organização, profissionalismo e proteção contra problemas legais. Não deixe a documentação para depois! Entre em contato com a Nortam e veja como podemos facilitar esse processo para você.
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